Algemene voorwaarden

1. Begrippen

Servinno: de aanbieder van Plenora, gevestigd aan de Nijverheidsweg Noord 98M, 3812 PN Amersfoort, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99354403.

Klant: de organisatie die in het kader van haar beroep of werkzaamheden een overeenkomst voor Plenora sluit, waaronder een onderneming, stichting of vereniging. Gebruiker: een persoon aan wie de klant toegang geeft tot Plenora.

Plenora of dienst: de online planningsoftware en de overeengekomen modules. Klantgegevens: gegevens die de klant of haar gebruikers in Plenora invoeren, opslaan of verwerken. Overeenkomst: de schriftelijk of elektronisch aanvaarde offerte, opdrachtbevestiging of andere individuele afspraak met Servinno.

2. Toepassing en rangorde

Deze voorwaarden gelden voor nieuwe zakelijke aanbiedingen en overeenkomsten voor Plenora als zij vóór het sluiten van de overeenkomst aan de klant beschikbaar zijn gesteld en van toepassing zijn verklaard. Voor een al lopende pilot gelden ze alleen als partijen dat uitdrukkelijk afspreken.

Bij verschil gaan individuele afspraken in de overeenkomst voor. Voor de verwerking van persoonsgegevens in opdracht van de klant gaat de afzonderlijk gesloten verwerkersovereenkomst voor; voor specifiek overeengekomen prestatieniveaus gaat de service level agreement (SLA) voor. Daarna gelden deze algemene voorwaarden.

Inkoopvoorwaarden van de klant gelden alleen als Servinno die uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

3. Aanbod, overeenkomst en pilot

Een offerte vermeldt welke modules, gebruikers of organisaties, looptijd, vergoeding, inrichting en eventuele ondersteuning zijn inbegrepen. Informatie op de website is een productbeschrijving en vormt op zichzelf geen aanbod met een vaste prijs of een toegezegd prestatieniveau.

Een overeenkomst ontstaat wanneer partijen een offerte of opdracht schriftelijk of elektronisch aanvaarden, of wanneer zij aantoonbaar afspreken de dienst in gebruik te nemen. De klant wijst een contactpersoon aan die namens haar over de inrichting kan beslissen.

Een pilot, proefperiode of maatwerkafspraak wordt alleen aangeboden onder de daarvoor schriftelijk overeengekomen duur, functionaliteit, kosten en evaluatieafspraken. Gebruik in een pilot kan echte persoonsgegevens omvatten; de regels voor privacy en beveiliging gelden ook dan.

4. Toegang en toegestaan gebruik

Servinno geeft de klant gedurende de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de overeengekomen dienst voor eigen organisatorische doeleinden te gebruiken. De klant beheert wie toegang krijgt en kent gebruikers alleen de rechten toe die zij voor hun werk nodig hebben.

De klant en gebruikers beschermen hun inloggegevens en melden een vermoeden van onbevoegde toegang zo snel mogelijk bij Servinno. Accounts zijn persoonlijk, tenzij partijen uitdrukkelijk iets anders afspreken. De klant is verantwoordelijk voor handelingen via accounts die zij beheert, behalve voor zover een incident aan Servinno is toe te rekenen.

Het is niet toegestaan Plenora te misbruiken, beveiligingsmaatregelen te omzeilen, de dienst te verstoren of in strijd met rechten van anderen of toepasselijke wetgeving te gebruiken. Wettelijk toegestane beveiligingsonderzoeken of interoperabiliteit blijven toegestaan voor zover dwingend recht dat bepaalt.

5. Verantwoordelijkheid voor planning en invoer

De klant bepaalt welke medewerkers, vrijwilligers of deelnemers worden opgenomen en controleert de juistheid van ingevoerde gegevens, diensten, uren, verlof en toegangsrechten. Plenora ondersteunt het plannen en registreren; de klant blijft verantwoordelijk voor besluiten over inzet en voor naleving van toepasselijke arbeids-, vrijwilligers- en privacyregels.

Plenora is geen medisch dossier of reclasseringsdossier. Voer geen bijzondere persoonsgegevens of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in, tenzij partijen vooraf uitdrukkelijk hebben vastgesteld dat deze verwerking noodzakelijk en toegestaan is en welke aanvullende maatregelen daarvoor gelden.

6. Beschikbaarheid, wijzigingen en onderhoud

Servinno spant zich in de dienst zorgvuldig, veilig en beschikbaar te houden. Voor onderhoud, beveiligingsmaatregelen en verbeteringen kan tijdelijke onderbreking nodig zijn. Gepland onderhoud kondigt Servinno waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan; bij een dringend beveiligingsprobleem kan onmiddellijke actie nodig zijn.

Een specifiek beschikbaarheidspercentage, hersteltijd of supportvenster geldt alleen als dit in de overeenkomst of een SLA is vastgelegd. Servinno mag functies verbeteren of vervangen, maar meldt wezenlijke nadelige wijzigingen tijdig en biedt een redelijke oplossing als overeengekomen kernfunctionaliteit daardoor niet meer bruikbaar is.

De klant zorgt zelf voor een werkende internetverbinding, geschikte apparatuur en de beveiliging van haar eigen systemen.

7. Ondersteuning en meldingen

De klant kan vragen, storingen of beveiligingsmeldingen sturen naar info@servinno.nl. Welke ondersteuning, tijden en reactietermijnen zijn inbegrepen, staat in de overeenkomst of SLA. Zonder zo'n afspraak belooft Servinno geen vaste reactietijd, maar behandelt zij meldingen met passende prioriteit.

De klant verstrekt voldoende informatie om een probleem te onderzoeken, zonder onnodig gevoelige persoonsgegevens via gewone e-mail te delen. Partijen werken mee aan herstel van storingen die hen raken.

8. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

Voor persoonsgegevens die de klant in Plenora verwerkt, bepaalt de klant in beginsel doel en middelen en is zij verwerkingsverantwoordelijke. Servinno verwerkt die gegevens voor haar als verwerker voor zover de rolverdeling en werkzaamheden zo zijn overeengekomen.

Voordat Plenora voor deze persoonsgegevens wordt gebruikt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Daarin staan onder meer categorieën gegevens, instructies, beveiliging, subverwerkers, datalekmeldingen, doorgiften en de behandeling van gegevens na afloop. Deze algemene voorwaarden vervangen die overeenkomst niet.

Voor persoonsgegevens van bezoekers van plenora.nl en mensen die rechtstreeks contact opnemen met Servinno geldt het privacybeleid van de website.

9. Klantgegevens en export

De klant behoudt haar rechten op de gegevens die zij in Plenora invoert. Servinno gebruikt klantgegevens alleen voor het leveren, beveiligen en ondersteunen van de dienst, voor zover nodig volgens de overeenkomst en toepasselijke wetgeving. Klantgegevens worden niet gebruikt voor advertenties of het trainen van algemene AI-modellen zonder afzonderlijke afspraak.

Tijdens de overeenkomst kan de klant beschikbare exportfuncties gebruiken. Bij beëindiging maken partijen afspraken over een redelijke periode en wijze voor overdracht van gegevens, zodat de klant haar gegevens kan meenemen. Daarna verwijdert of retourneert Servinno gegevens volgens de verwerkersovereenkomst, behoudens toepasselijke wettelijke verplichtingen en de daarin beschreven afwikkeling van back-ups.

10. Vergoeding en betaling

De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt de prijs, facturatieperiode, inbegrepen gebruik, eventuele inrichtingskosten en betalingstermijn. Bedragen voor zakelijke klanten zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Meerwerk of extra modules worden pas in rekening gebracht als daarover een afspraak is gemaakt.

Servinno meldt een prijswijziging voor een volgende contractperiode vooraf. Een verhoging tijdens een vaste looptijd geldt alleen wanneer de overeenkomst daarin voorziet of de klant ermee instemt. Bij een wijziging die niet is overeengekomen, kan de klant voor de ingangsdatum opzeggen als de wijziging voor haar nadelig is.

Bij achterstallige betaling geeft Servinno eerst een schriftelijke herinnering en een redelijke hersteltermijn. Opschorting is pas mogelijk als betaling daarna uitblijft en gebeurt niet verder dan noodzakelijk; de verplichtingen rond gegevensbescherming blijven gelden.

11. Intellectuele eigendom

De rechten op Plenora, de programmatuur, vormgeving en documentatie blijven bij Servinno of haar licentiegevers. De klant verkrijgt het gebruiksrecht dat in deze voorwaarden en de overeenkomst staat. Rechten op klantgegevens blijven bij de klant of de rechthebbenden.

Suggesties of feedback mag Servinno gebruiken om de dienst te verbeteren, zonder daarbij vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens openbaar te maken.

12. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Partijen behandelen informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of naar haar aard vertrouwelijk is als vertrouwelijk. Zij geven deze alleen door aan personen en dienstverleners voor wie dat nodig is en die passende geheimhoudingsplichten hebben, tenzij een wettelijke verplichting tot verstrekking geldt.

Servinno neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de dienst te beveiligen. De concrete maatregelen en procedures voor persoonsgegevens worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

13. Aansprakelijkheid

Partijen zijn aansprakelijk voor schade voor zover die volgens het toepasselijke recht aan hen kan worden toegerekend. Een eventuele aansprakelijkheidslimiet, inclusief de uitzonderingen daarop, wordt in de individuele overeenkomst vastgelegd. Zonder zo'n afspraak gelden de regels van het toepasselijke recht.

De klant meldt schade zo spoedig mogelijk en geeft Servinno een redelijke gelegenheid de oorzaak te onderzoeken en verdere schade te beperken. Een beperking laat aansprakelijkheid die naar dwingend recht niet kan worden uitgesloten onverlet.

14. Overmacht

Bij een omstandigheid buiten de redelijke invloed van een partij die nakoming tijdelijk onmogelijk maakt, meldt die partij dit zo snel mogelijk en beperkt zij de gevolgen. Verplichtingen worden alleen opgeschort voor zover uitvoering werkelijk onmogelijk is. Blijft de situatie langdurig bestaan, dan bespreken partijen een redelijke oplossing en kunnen zij de overeenkomst beëindigen wanneer voortzetting niet redelijk is.

15. Duur, opzegging en beëindiging

De startdatum, initiële looptijd, verlenging en opzegtermijn staan in de individuele overeenkomst. Zonder schriftelijke afspraak hierover ontstaat door publicatie van deze voorwaarden geen automatisch abonnement of betaling. Opzegging gebeurt schriftelijk of per e-mail aan de contractuele contactpersoon.

Bij een ernstige tekortkoming kan de andere partij schriftelijk een redelijke termijn geven om die te herstellen. Blijft herstel uit, dan kan zij de overeenkomst beëindigen. Bij een acuut veiligheidsrisico of ernstig onrechtmatig gebruik kan Servinno de betreffende toegang meteen beperken, voor zover noodzakelijk, en informeert zij de klant zo snel als redelijkerwijs mogelijk.

Na afloop stopt het gebruiksrecht. Partijen handelen de export, teruggave en verwijdering van klantgegevens af zoals beschreven in artikel 9 en de verwerkersovereenkomst. Verschuldigde bedragen voor de verstreken gebruiksperiode blijven verschuldigd.

16. Wijziging van deze voorwaarden

Een nieuwe versie van deze voorwaarden geldt niet automatisch voor een bestaande overeenkomst. Servinno informeert de klant vooraf over voorgestelde wijzigingen. Zij worden voor een bestaande overeenkomst pas van kracht volgens de wijzigingsafspraken in die overeenkomst of na aanvaarding door de klant. De versie die bij het sluiten van de overeenkomst is verstrekt blijft raadpleegbaar op verzoek.

17. Recht, geschillen en overige bepalingen

Op deze voorwaarden en overeenkomsten voor Plenora is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen; daarna is de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter bevoegd.

Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige regeling die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling aansluit.

Contactgegevens

Servinno · Nijverheidsweg Noord 98M · 3812 PN Amersfoort · KvK 99354403 · info@servinno.nl

Lees ook ons privacybeleid. Vragen over het verwerken van gegevens in de app leggen we vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met de klantorganisatie.